Du hast Freude an strukturierten Abläufen, Organisation und Kundenkontakt – und genauso daran, im Hintergrund dafür zu sorgen, dass von der ersten Anfrage bis zur finalen Abrechnung alles reibungslos läuft?
Dann könnte diese Aufgabe perfekt zu dir passen!
Bei biema – beruflich richtig platziert begleiten wir Menschen und Unternehmen bei beruflichen Veränderungen und entwickeln Coaching-, Beratungs- und Lernangebote für die Arbeitswelt von morgen. Damit unsere Kunden, Teilnehmenden und Coaches optimal betreut werden und alle administrativen Prozesse zuverlässig ineinandergreifen, brauchen wir im Hintergrund ein starkes Fundament – organisiert, sorgfältig und nah am Menschen.
Dafür suchen wir eine aufgeschlossene und strukturierte Persönlichkeit, die unser Team im Angebots-, Auftrags- und Abrechnungsmanagement sowie im Empfangsbereich und in der Büroorganisation unterstützt.
Ob du bereits fundierte Berufserfahrung mitbringst, eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen hast oder als Quereinsteiger:in ein starkes Organisationstalent und Zahlenverständnis besitzt, ist für uns zweitrangig. Entscheidend ist, dass du den Überblick behältst, gerne strukturiert arbeitest und Menschen freundlich sowie verbindlich weiterhelfen kannst.
Auftragsmanagement & Kundenbetreuung
- Ersteinschätzung & Nachverfolgung: Bearbeitung von Kundenanfragen, Erstkontakten und Dokumentation im internen System sowie telefonische Nachverfolgung von Anfragen.
- Auftragseingang & Abwicklung: Erfassung und Prüfung eingehender Aufträge nach internen Vorgaben und Leitfäden.
- Termin- & Ablaufkoordination: Telefonische und persönliche Vereinbarung von Erst- und Beratungsterminen, Koordination von Terminabsagen und Kalenderpflege, Zuordnung von Kunden zu den passenden Beratern/Coaches.
- Spezifisches Auftrags- & Ausschreibungsmanagement
- Gutschein- & Fördergeschäft: Entgegennahme, Prüfung und Einhaltung von Fristen bei geförderten Aufträgen sowie Einreichung der Unterlagen bei den jeweiligen Kostenträgern.
- Erst- & Informationsgespräche: Führen und Begleiten von Informationsgesprächen mit Neukunden.
- Ausschreibungen & Anträge: Mitwirkung bei der Vorbereitung und Bereitstellung von Ausschreibungsunterlagen sowie Ablage im Dokumentensystem.
- Angebotswesen & Abrechnungsmanagement
- Angebotserstellung (B2B & B2C): Erstellung von passgenauen Angeboten für Firmenkunden (B2B) und Privatkunden (B2C) nach Vorgabe.
- Rechnungsstellung & Abrechnung: Vorbereitung, Erstellung und Versand von Rechnungen an Geschäftskunden, Privatpersonen oder Kostenträger.
- Qualitäts- & Ablaufprüfung: Prüfung der Aufträge auf ordnungsgemäße und vollständige Durchführung als Grundlage für die finale Abrechnung.
- Dokumenten- & Aktenverwaltung
- Vorbereitung von Unterlagen: Zusammenstellen von Start- und Infomappen
- Verwaltung & Abrechnungsvorbereitung: Führung von Kundenakten und Teilnehmerlisten sowie digitale und schriftliche Ablage nach Auftragsabschluss.
- Digitale Ablage: Pflege des gemeinsamen E-Mail-Posteingangs und Einsortierung von Dokumenten in die digitale Ordnerstruktur.
Dein Profil:
Erfahrung: Kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Angebots-, Auftrags- und Abrechnungsmanagement, in der Büroorganisation oder am Empfang (Erfahrungen im B2B-/B2C-Angebotswesen und in der Rechnungsstellung von Vorteil).
Arbeitsweise: Gewissenhaftigkeit, Zuverlässigkeit, Zahlenverständnis und Freude an strukturierten Abläufen.
Kommunikation: Freundliches, verbindliches Auftreten am Telefon sowie im persönlichen Umgang mit Kunden.
PC-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit gängigen EDV-Systemen (E-Mail, MS Office / Google Workspace, digitale Ablage).
Flexibilität: Bereitschaft, neben dem Angebots-, Auftrags- und Abrechnungsmanagement auch allgemeine Büroaufgaben und Empfangsdienste zu übernehmen.
- Eigenverantwortung und kurze Wege: Du kannst Themen selbstständig übernehmen und deine Ideen einbringen.
- Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld: Dich erwartet ein offenes Team mit direkter Kommunikation und gegenseitiger Unterstützung.
- Flexible Beschäftigungsform und planbare Arbeitszeiten: Teilzeit bis Vollzeit (50 % – 100 %)
- Entwicklungsmöglichkeiten: Wir möchten langfristig mit dir wachsen – bei entsprechender Eignung bieten wir dir nach der Probezeit die Chance auf den Aufstieg in eine Teamleitungsposition.
Interesse?
Dann möchten wir dich kennenlernen.
Schick uns einfach deine Bewerbung und erzähl uns kurz, warum du Freude an Organisation, kaufmännischen Abläufen sowie Kundenkontakt hast und weshalb die Aufgabe zu dir passt.
Wir freuen uns auf dich und darauf, gemeinsam dafür zu sorgen, dass unsere administrativen Prozesse reibungslos laufen und unsere Kunden sowie das Team bestens unterstützt werden.